Hogia och Advisor tar sig an advokatbyråernas administrativa tidstjuvar

Utlägg som ska faktureras vidare till klienter, hantering av klientmedel och tidskrävande moment i konkursförvaltningen. Det är några av de administrativa tidstjuvar som Hogia och Advisor nu bygger bort genom en ny systemintegration och ett gemensamt erbjudande. Målet är att minska dubbelregistrering och manuella kontroller, frigöra tid för klientarbetet och ge byråerna möjlighet att ta sig an fler ärenden.

Hogia och Advisor har under det senaste året arbetat tillsammans med utgångspunkt i de administrativa problem som advokatbyråer har lyft i dialoger med företagen. Genom att kartlägga hur advokaternas och administratörernas arbetsuppgifter hänger ihop har företagen identifierat moment där information behöver registreras, flyttas mellan system eller kontrolleras manuellt.

– Tillsammans med Advisor har vi lyckats förena två världar, advokatens och administratörens. Vi har lyssnat på vad som tar tid i deras vardag och arbetat tillsammans för att hitta sätt att förenkla det. Det känns väldigt roligt att vi nu kan erbjuda något som gör konkret nytta för hela advokatbyrån, säger Ewa-Lill Witedal, bolagschef för Hogia Professional Systems AB.

Automatiserat flöde för utlägg och klientmedel

En konkret förändring gäller utlägg som advokatbyrån gör för klienters räkning. När ett utlägg bokförs i ekonomisystemet skickas informationen automatiskt till rätt klient och ärende i advokatsystemet. När klienten faktureras går fakturaunderlaget tillbaka till ekonomisystemet och fordran bokas bort. Även om ett utlägg flyttas till ett annat ärende, en annan klient eller i stället ska bli en kostnad för byrån hanteras rättelsen automatiskt i det sammanhängande flödet. Det minskar behovet av manuella kontroller och dubbelregistrering samtidigt som risken minskar för att kostnader som byrån haft för klientens räkning inte faktureras vidare.

Även hanteringen av klientmedel knyts samman mellan systemen. När klientmedel betalas in bokförs de på rätt klient och ärende i ekonomisystemet och informationen förs vidare till advokatsystemet, där juristen kan se klientens tillgängliga medel. När pengarna används för att betala eller delbetala en faktura uppdateras både fakturastatus och klientmedelssaldo.

Det skapar ett sammanhängande och spårbart flöde mellan klienten, ärendet, fakturan, bokföringen och bankkontot, samtidigt som både juristen och administrationen slipper tidskrävande manuella avstämningar.

Färre manuella moment i konkursförvaltningen

För advokatbyråer som arbetar med konkursförvaltning riktar samarbetet in sig på flera av de moment som i dag kräver mycket manuellt arbete.

Med Konkursassistenten i advokatsystemet automatiseras flera av konkursförvaltarens tidskrävande arbetsmoment när ett nytt ärende inleds. Det gäller allt från jävs- och kreditkontroller till insamling av företagsuppgifter, årsredovisningar och kontaktinformation. På så sätt kan mer tid läggas på själva konkursförvaltningen.

Även den löpande ekonomiska uppföljningen förenklas. Automatiska bankavstämningar visar vilka konkursbon som är avstämda och var det finns avvikelser, så att administratören kan fokusera på de ärenden som faktiskt behöver kontrolleras.

Med rapporteringsstöd och proaktiv bevakning av viktiga datum i ekonomisystemet blir det samtidigt enklare att ligga steget före i konkurshanteringen. Stöd för halvårs- och slutrapporter samt uppföljning av resultat per förmånsrätt ger bättre överblick och gör att beslutsunderlag kan finnas på plats när de behövs.

På så sätt byggs flera av konkursförvaltningens administrativa tidstjuvar bort, från starten av ett nytt konkursärende till avstämning, uppföljning och rapportering.

En långsiktig satsning

Hogia och Advisor ser den nya integrationen som en del i ett långsiktigt samarbete riktat mot advokatbranschen. Ambitionen är att fortsätta utveckla det gemensamma erbjudandet med utgångspunkt i de arbetsmoment som tar tid i advokatbyråernas vardag.

– För en advokatbyrå är valet av systemleverantör ett långsiktigt beslut. Det är viktigt att kunna känna sig trygg med att leverantörerna förstår verksamheten och fortsätter utveckla sina lösningar när behoven förändras. Det är något vi vill bidra till genom samarbetet med Hogia, säger Maria Grass, vd för Advisor SoftIT SK AB.